<류성룡이 저술한 징비록(懲毖錄, 국보 132호)>

관직에 임명되면서 받게 되는 사령장은 관직에 따라 그 명칭을 달리했다. 4품 이상의 사령장에는 첫머리에 교지(敎旨)라는 용어를 쓰므로 이를 교지라 칭하는데, ‘교지’라는 말은 왕명이라는 뜻이다. 그러나 엄격히 말해 이들 문서를 통칭하는 당시의 용어는 고신(告身)이었다. 교지는 일반적으로 사령장으로 뿐만 아니라, 왕이 직접 발급하는 모든 형식의 문서를 뜻한다. 따라서 생원시나 진사시의 합격증인 백패(白牌), 문과나 무과의 합격증인 홍패(紅牌) 그리고 공신녹권도 모두 교지라고 부른다. 5품 이하 관료의 경우, 인사담당 관청인 이조(吏曹, 문관)나 병조(兵曹, 무관)에서 왕명을 받아 임명하며, 이때 사헌부와 사간원의 관원이 반드시 서명하는 절차를 밟았고 이를 서경(署經)이라 한다. 이같은 문서에는 ‘첩(牒)'이라는 도장을 찍도록 되어있어 이를 ‘교첩(敎牒)’이라 하였다.

관리가 퇴임·전근을 하게 될 경우에는 '해유(解由)'라는 인수인계 절차를 마쳐야했다. 선임자가 인수할 물품을 일일이 기록한 뒤 실물과 대조하여 후임자의 확인을 받으면 감사를 거쳐 호조와 병조에 넘겨졌다. 호조와 병조에서 이를 이조에 통보하면 이조에서는 전임수령에게 확인서를 보내며, 이를 ‘조흘첩(照訖牒)’이라 한다. 이 조흘첩을 받아야 다른 관직으로 승진할 수 있었다. 해유문서와 이첩하는 문서 등의 서식은 『경국대전』예전에 실려 있다.

조선의 관직자들은 관료생활의 각종 기록을 일기로 남겼다. 다산 정약용은 『목민심서』에서 지방행정의 책임자인 수령이 지켜야 할 사항으로 행정과정의 투명한 기록을 들었다. 이는 당시 많은 수령들이 관공서의 장부 및 문서작성 등을 관청 아전들에게 떠맡기는 세태를 비판한 것이다. 45년간 관직생활을 기록한 조중회(趙重晦, 1711~1782)의 관직일기인 『입조일기(入朝日記)』를 비롯하여, 유희춘(柳希春, 1513~1577)의 『미암일기』등은 간략한 공무일정을 메모형식으로 적으면서 그날그날 주고받은 공무서 내용을 그대로 옮겨 놓아 관청의 풍속도를 보여주고 있다. 황윤석(黃胤錫, 1729~1791)의 『이재난고』는 방대한 양뿐만 아니라 그 내용의 상세함으로 인하여 조선후기를 연구하는데 매우 중요한 자료로 평가된다. 서유구(1764~1845)는 전라도 관찰사로 재직하던 1833년 4월부터 이듬해 12월까지 ‘완영일록’을, 화성유수로 재직하던 1836년 1월부터 이듬해 11월까지 ‘화영일록’을 썼다.

관직일기의 특징은 관료의 공직생활과 지방에서 펼친 농촌 및 농민을 위한 정책이 소상히 담겨 있다는 점이다. 일기류 이외에도 공직관련 기록으로는 조선 선조(宣祖) 때 영의정을 지낸 서애(西厓) 유성룡(柳成龍, 1542∼1607)이 쓴 『징비록』은 1592(선조 25)부터 1598년까지 7년간의 임진왜란의 원인·전황 등을 기록하여 후세의 전란을 경계하고자 한 전란의 기록이다.